Để KPI không còn là “niềm đau”, nhà quản lý cần thúc đẩy nhân viên như thế nào?

Trong một doanh nghiệp, nhà quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng và phát triển mọi mặt của tổ chức đó. Họ là những người hiểu nhất từng nhiệm vụ cũng như chịu trách nhiệm chính cho các công việc trong công ty. Để mọi mục tiêu công việc được hoàn thành theo cách “mượt” nhất, các nhà quản lý phải có cho mình những kỹ năng đặc biệt trong việc giao tiếp và làm việc với nhân viên. Vậy những “bí kíp” đó là gì? Hãy cùng tiếp tục đọc bài viết này nhé.

1. Công việc của nhà quản lý

Như đã nêu ở trên, một nhà quản lý thường chịu trách nhiệm cho rất nhiều công việc khác nhau. Dưới đây là một vài công việc chính.

  • Đề ra mục tiêu

Bất kể bạn đang làm việc trong ngành nghề nào, có một mục tiêu rõ ràng là điều rất cần thiết để đi tới thành công thành công. 

Thông thường, các nhà quản lý đặt ra các mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi nhóm và điều này tác động lên các mục tiêu chung của toàn công ty. Ví dụ: nếu mục tiêu của toàn công ty là tăng 25% doanh số hàng năm, thì một người quản lý bán hàng có thể đặt mục tiêu cho mỗi thành viên trong nhóm của họ là bán được 20 sản phẩm mỗi tuần.

Nói tóm lại: nhà quản lý thường đặt ra các mục tiêu nhỏ hơn, dễ đạt được hơn để giúp nhóm của họ hoàn thành mục tiêu lớn.

  • Lập kế hoạch và tổ chức

Tương tự như khi đặt mục tiêu, kế hoạch vững chắc là nền tảng của bất kỳ dự án thành công nào. Đó cũng là công việc của người quản lý: lên kế hoạch và thiết lập các quy trình để đạt được mục tiêu cũng như giao nhiệm vụ cho những người có thể thực hiện nó.

  • Chỉ đạo tất cả nhân viên

Khi một người quản lý giao nhiệm vụ, điều quan trọng hơn cả là sau đó họ phải đưa ra được hướng đi cho các thành viên trong nhóm.

Tất nhiên người quản lý sẽ không thực hiện từng công việc cụ thể nhưng ít nhất, họ phải nắm được điều nhân viên cần làm là gì và có khả năng đưa ra lời khuyên cũng như hỗ trợ kịp thời khi các thành viên có dấu hiệu “lạc lối”.

  • Theo dõi và đánh giá

Nếu một công việc nào đó trong quy trình làm việc của dự án đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​hoặc không thể đáp ứng deadline, các nhà quản lý sẽ là người phát hiện ra và xử lý đầu tiên. Đó là bởi họ phải liên tục theo dõi và đánh giá quá trình làm việc của cả công ty.

Trong quá trình này, quản lý sẽ yêu cầu mỗi nhân viên có feedback thường xuyên trong khi làm việc cũng như đảm bảo rằng họ hoàn toàn tập trung cho dự án. Quản lý cũng phân tích những gì đã làm tốt và không tốt, từ đó lưu ý điều này cho lần tới khi họ điều hành một công việc tương tự.

  • Tuyển dụng

Vì nhà quản lý sẽ là người giám sát và chịu trách nhiệm cho các dự án, họ cũng cần có sự đầu tư trong quá trình tuyển dụng.

Điều này giúp người quản lý có thể tìm được ứng viên phù hợp nhất – những người có năng lực hoặc kỹ năng nào đó mà tổ chức hiện tại của họ còn thiếu. Có khả năng nhìn ra và tuyển chọn tài năng cũng là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý.

Ngoài ra, quản lý cũng có trách nhiệm đưa ra những quyết định “đau thương” khi sa thải các nhân viên không đủ năng lực hoặc đã không còn phù hợp.

2. Quy trình đề ra và quản lý mục tiêu

Một nhà quản lý ưu tú là người biết cách tận dụng tối đa đội ngũ của họ. Để các nhà quản lý thành công, họ cần đặt ra các mục tiêu và đảm bảo nhân viên của họ tập trung vào mục tiêu đó. Điều này có thể được thực hiện bằng cách:

  • Sử dụng công cụ quản lý công việc

Khi một dự án hoạt động trong thời gian dài, các nhân viên có thể không chắc chắn về việc họ đang làm việc trong quá trình nào, lỡ quên deadline hoặc không biết bao giờ thì họ có thể bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo.

Một công cụ hoặc phần mềm lưu trữ dữ liệu chung có thể ngăn chặn điều này và đảm bảo rằng tất cả các thành viên của nhóm luôn có cập nhật nhanh nhất về toàn bộ tiến trình dự án.

  • Giao nhiệm vụ cho đúng người

Phân công nhiệm vụ dựa trên kỹ năng của nhân viên giúp họ phát huy được thế mạnh của mình và có nhiều khả năng đạt được mục tiêu hơn.

Ví dụ, nếu một thành viên trong team có sở trường làm việc với những con số, hãy giao cho họ các nhiệm vụ liên quan đến việc đo lường hoặc tính toán hơn là một công việc viết lách.

Giao nhiệm vụ cho đúng người không chỉ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà nó còn giúp tiết kiệm nhiều thời gian.

  • Đơn giản hóa và tinh giản đội ngũ

Nếu trong dự án có ba nhiệm vụ nhỏ nhưng tương tự nhau, người quản lý có thể tăng hiệu suất của nhân viên bằng cách giao tất cả nhiệm vụ đó cho một người – thay vì ba cá nhân.

Điều này giúp nhân viên cảm thấy họ hoàn toàn nắm rõ công việc trong tay và thúc đẩy họ “vượt deadline”.

  • Đề xuất các chế độ đãi ngộ tạo động lực trong công việc

Để tối đa hóa việc hoàn thành mục tiêu, ngoài tiền lương hàng tháng của nhân viên, hãy đề xuất thêm các chế độ đãi ngộ trong công việc cụ thể mà họ đang làm.

Tạo ra một cái gì đó để nhân viên nhắm tới: Phần trăm lợi nhuận từ dự án họ đang làm, ngày nghỉ phép bổ sung hoặc cổ phần công ty có thể là cú hích mà họ cần để có nhiều động lực hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

3. Làm thế nào để thúc đẩy nhân viên đạt KPI?

KPI luôn là cơn ác mộng của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, có một điểm “nhỏ mà có võ” làm cho điều này trở nên khả thi: động lực.

Nếu nhân viên không có động lực làm việc, họ sẽ khó có thể đáp ứng deadline – cũng như đạt được mục tiêu cuối cùng.

Tuy nhiên, nếu đội ngũ của bạn có động lực và luôn trong tâm thế sẵn sàng đến văn phòng làm việc, điều đó sẽ giúp hiệu suất công việc tăng cao hơn rất nhiều.

Nhà quản lý có thể thúc đẩy nhân viên bằng các chiến thuật sau:

  • Công nhận và khen thưởng

Vì phân tích và đánh giá là một phần trong công việc hàng ngày của nhà quản lý, họ cũng có thể thấy được khả năng làm việc của mỗi nhân viên.

Nhận ra những biểu hiện tốt và khen thưởng cho cho nhân viên ưu tú là một động lực tuyệt vời cho không chỉ riêng người đó mà còn đối với cả team. Nếu những vất vả của họ được đền đáp, nhân viên chắc chắn sẽ tiếp tục cố gắng làm tốt hơn nữa.

Phần thưởng phù hợp có thể là cơ hội dẫn dắt một dự án hay chỉ là voucher ăn trưa miễn phí hoặc một ngày nghỉ. Chỉ cần nhà quản lý luôn để ý và đánh giá cao nỗ lực trong công việc của nhân viên, đây sẽ là động lực tuyệt vời trong công việc chung.

  • Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp thân thiện và tích cực

Như đã tìm hiểu ở bài “Văn hóa doanh nghiệp – ‘Linh hồn’ của một tổ chức”, văn hóa doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong việc vận hành cả một tổ chức.

Vì các nhà quản lý luôn muốn tăng hiệu suất công việc, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực có thể là một bước đi đúng đắn trong việc tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên nỗ lực hoàn thành mục tiêu.

Người quản lý nên làm cho nhân viên cảm thấy:

  • Được công nhận.
  • Những suy nghĩ và ý tưởng của họ đều có giá trị.
  • Được khuyến khích và cổ vũ trong công việc.

Tạo ra một nền văn hóa dựa trên sự cởi mở, đối thoại và đánh giá cao lẫn nhau có thể giúp nhà quản lý điều hành tốt doanh nghiệp của mình.

  • Giúp mỗi người trong đội ngũ đạt được các mục tiêu cá nhân

Bất kể là nhân viên ở chức vụ nào, họ đều có có các mục tiêu nghề nghiệp cá nhân của mình. Đó có thể là chuyển sang một bộ phận khác, kiếm được một mức lương nhất định hay thậm chí là trở thành người quản lý của một dự án lớn.

Vậy làm sao để nhà quản lý có thể hiểu hết từng nguyện vọng của mỗi cá nhân ? Điều này có thể được thực hiện bằng cách thường xuyên tổ chức các cuộc họp và dành thời gian để tìm hiểu các thành viên mới. Sau đó, đôi bên có thể làm việc cùng nhau để tạo ra một kế hoạch dài hạn và đưa ra phán đoán về năng lực hiện tại của nhân viên có ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng mục tiêu cá nhân của họ như thế nào.

  • Hiểu biết những người mình đang quản lý

Ai cũng biết rằng các quản lý, lãnh đạo cấp cao đều rất bận rộn. Thế nhưng, người quản lý vẫn nên dành chút thời gian trong lịch trình của họ để tìm hiểu những người mà họ đang dẫn dắt. Đó có thể chỉ là lời hỏi han về gia đình, những mẩu chuyện nhỏ làm thân với cả team hay tìm hiểu điều gì họ mong muốn và lưu ý trong công việc hiện tại. Việc này không chỉ khiến đồng nghiệp gần nhau hơn mà còn góp phần giúp nhà quản lý điều chỉnh môi trường, cách thức vận hành nơi làm việc.

Không có quy tắc nào là hoàn toàn đúng khi nói đến quản lý con người. Nhà quản lý có thể cần điều chỉnh phong cách lãnh đạo đối với mỗi nhóm khác nhau cũng như thúc đẩy mỗi nhân viên theo tốc độ của riêng họ. 

Tạm kết

Quản trị nhân sự chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Bí quyết ở đây chính là: khi nhân viên cảm thấy họ có thể kết nối với người quản lý của họ, họ sẽ tận hưởng công việc của mình hơn và làm việc với hiệu suất cao nhất. Mong rằng qua bài viết này, các nhà quản lý có thể tìm thấy một điều gì đó cho bản thân mình.