Kế hoạch quản trị hiệu suất nhân viên 4.0: Khi “chất” quan trọng hơn “lượng”

Chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp chính là một đội ngũ nhân viên có hiệu suất công việc cao; bởi hiệu suất của nhân viên đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo mọi mục tiêu đề ra đều được hoàn thành đúng hạn, cũng như doanh nghiệp liên tục phát triển theo chiều hướng tích cực. 


Các công ty thường có nhiều lý do cho việc tại sao họ không có kế hoạch cải thiện hiệu suất: có lẽ quy trình quá phức tạp, có thể doanh nghiệp đã có sẵn một cuốn “sổ tay nhân viên” và mong muốn nhân viên cứ theo đó mà làm, hoặc thậm chí họ không nghĩ rằng quản lý hiệu suất là thực sự cần thiết. Thế nhưng, không thể nào phát triển kinh doanh mà bỏ qua quản trị nhân sự, bởi lẽ chính lực lượng lao động là phần quyết định đến sự phát triển của mọi doanh nghiệp và tổ chức. 

1. Quản trị hiệu suất nhân viên là gì ?

Quản trị hiệu suất đề cập đến cách các lãnh đạo công ty giám sát và đánh giá công việc của đội ngũ nhân viên. Mục đích của quản trị hiệu suất nhân viên là tìm cách thúc đẩy nhân viên tăng số lượng và chất lượng công việc mà không tăng tổng số giờ làm việc.

Một hệ thống quản trị hiệu suất bao gồm việc đặt ra những kỳ vọng và mục tiêu mà nhân viên dự kiến ​​sẽ phải đáp ứng, và sau đó định kỳ đánh giá xem nhân viên đang tiến tới những mục tiêu đó như thế nào.

2. Lợi ích của việc quản trị hiệu suất nhân viên

Các công ty sử dụng hình thức quản trị hiệu suất nhân sự bởi nó có thể mang lại lợi ích cao cho công ty vì nhiều lý do.

  • Tăng lợi nhuận

Chiến lược quản trị nguồn nhân lực hiệu quả giúp các công ty bồi dưỡng được nhiều lao động chất lượng cao từ chính các nhân viên của họ mà không phải tuyển thêm nhân sự hoặc trả lương cao hơn – điều sẽ làm tăng chi phí đầu vào và do đó, làm giảm lợi nhuận. Bằng cách quản lý hiệu quả hiệu quả quá trình làm việc của nhân viên, doanh nghiệp sẽ có thể tăng doanh thu với khoản đầu tư tối thiểu.

  • Nắm bắt được khó khăn của nhân viên

Quản trị hiệu suất giúp các nhà quản lý và lãnh đạo công ty xác định được những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải trong công việc, từ đó, cho phép họ đưa ra phản hồi cũng như giải pháp phù hợp. 

Đối với nhiều công ty, điều này không may là thường liên quan đến việc giáng chức hoặc thậm chí sa thải. Nhưng các công ty nên tiếp cận vấn đề về hiệu suất của nhân viên bằng cách đào tạo thêm, hoặc ít nhất là chỉ định lại công việc phù hợp hơn cho nhân sự.

  • Tạo động lực cho nhân viên

Các công ty có thể thúc đẩy nhân viên thông qua quá trình quản trị hiệu suất bằng cách cung cấp các chế độ đãi ngộ đặc biệt (như tăng lương hay thêm ngày nghỉ) cho nhân viên đáp ứng được mục tiêu công việc hay thậm chí là vượt chỉ tiêu.

Một sự thật đáng buồn là các công ty thường cố gắng chỉ cung cấp lợi ích “khiêm tốn” nhất cho nhân viên trong khi lại không ngừng gặt hái doanh thu từ sự lao động hết mình của họ. Nếu doanh nghiệp muốn nhân viên gắn bó, họ nên hào phóng hơn với những đặc quyền và chế độ đãi ngộ (và, từ quan điểm đạo đức, đó là việc làm đứng đắn).

3. Quy trình quản trị hiệu suất nhân viên

Nhưng làm thế nào để doanh nghiệp thiết lập một quy trình quản trị hiệu suất nhân viên hiệu quả? Dù nghe có vẻ “đao to búa lớn” nhưng đây thực sự là một quá trình khá đơn giản với bốn bước chính.

Bước 1: Đặt mục tiêu 

Điều đầu tiên người lãnh đạo cần làm là đưa ra chính xác những gì họ mong đợi ở nhân viên của mình và đặt mục tiêu rõ ràng cho họ. Các mục tiêu cũng  mang lại lợi ích rất rõ ràng cho cả công ty và nhân viên (ví dụ, nếu nhân viên tăng sản lượng lên 20% thì mức tăng lương cũng nên là một con số tương xứng).

Một khi những mục tiêu và kỳ vọng đã được đặt ra, nhà quản lý sẽ có các thông số đã được thiết lập mà từ đó, họ có thể đo lường hiệu suất công việc. 

Những tiêu chí cho việc đặt mục tiêu và kỳ vọng:

  • Đặt ra các mục tiêu phù hợp: Cho việc phát triển lâu dài, những mục tiêu được đề ra nên có sự thách thức và khó khăn nhất định thay vì luôn nằm trong tầm có thể đạt được của nhân viên. Thế nhưng, điều đó không có nghĩa là đặt ra các mục tiêu quá xa tầm với, bởi như thế nhân viên sẽ rất dễ nản lòng.
  • Đảm bảo các mục tiêu được truyền đạt rõ ràng: Điều quan trọng là tất cả các bên đều hiểu rõ những gì được mong đợi từ nhân viên. Nếu lãnh đạo và nhân viên không có cùng một hướng nhìn, sẽ rất khó để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

Bước 2: Kiểm tra thường xuyên

Sẽ không có ích gì khi đặt mục tiêu và kỳ vọng mà không có kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng tiến trình đang được thực hiện. Người quản lý cần thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ để cả hai bên có thể điều chỉnh khi cần thiết.

Những lần kiểm tra này là cơ hội để chính cấp trên được nhắc nhớ về mục tiêu ban đầu là gì và nhân viên sẽ đạt được những mục tiêu đó như thế nào trong những tháng tới. Những cuộc họp này có thể là một yếu tố thúc đẩy cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Tiêu chí của việc kiểm tra thường xuyên:

  • Làm thường xuyên, nhưng không quá thường xuyên: Tổ chức đánh giá hiệu suất mỗi tuần có thể là quá mức cần thiết – mỗi tháng một lần là con số hợp lý, miễn là các cuộc họp đi vào điểm chính và diễn ra hiệu quả. Các cuộc họp hàng quý có thể là một lựa chọn tốt hơn và một số công ty thậm chí chỉ tổ chức chúng hai lần hoặc thậm chí một lần mỗi năm. Tần suất sẽ phụ thuộc vào tình hình thực tế của mỗi công ty.
  • Gửi trước một vài chủ đề thảo luận: Một cuộc họp không cần phải là một “chương trình nghị sự” được chuẩn bị kĩ từng ly, nhưng sẽ là cần thiết cho việc gửi trước một vài chủ đề cho nhân viên để cả hai bên có thể nắm được cơ bản tình hình và sẵn sàng thảo luận về các vấn đề này.

Bước 3: Đánh giá hiệu suất

Toàn bộ mục đích của đánh giá hiệu suất nhân viên là xác định chính xác những gì nhân viên đã thực hiện được so với các mục tiêu cấp trên đã đặt ra. 

Bằng cách tổ chức đánh giá hiệu suất nhân viên thường xuyên, lãnh đạo công ty sẽ biết được nhân viên đang ở đâu và cần thực hiện thêm bước nào nữa.

Tiêu chí đánh giá hiệu suất:

  • Tính toán chi phí cho nhân viên: Nhà quản lý nên biết về số tiền đã chi cho nhân viên; từ tiền lương cho đến tiền thưởng thêm hay chi phí đào tạo. Khi có các khoản tiền rõ ràng trước mặt, việc đưa ra quyết định sẽ dễ dàng hơn.
  • Yêu cầu nhân viên tự đánh giá: Các nhân viên cũng có khả năng đưa ra nhận định trung thực về hiệu suất của chính họ, và đó là một kênh tham khảo cho chính các nhà quản lý trong quá trình đánh giá nhân viên.

Bước 4: Giải pháp và hành động

Sau khi đánh giá hiệu suất nhân viên, đã đến lúc người lãnh đạo cần đưa ra các giải pháp cụ thể và thích hợp.

Nếu nhân viên vượt chỉ tiêu? Nếu nhân viên có biểu hiện xuất sắc hơn cả kỳ vọng, hãy ghi nhận họ với một số phần thưởng hào phóng, đặc biệt là tăng lương – điều quan trọng nhất đối với bất kỳ người lao động nào. Nhưng tùy vào hoàn cảnh cụ thể, người lãnh đạo cũng có thể xem xét các phần thưởng khác như thêm ngày nghỉ hoặc thăng tiến chức vụ.

Nếu họ chỉ đáp ứng mong đợi? Nếu nhân viên hoàn thành chỉ tiêu, hãy đề nghị họ một mức tăng lương khiêm tốn hơn và thảo luận về cách làm thế nào để có thể làm việc hiệu quả hơn nữa.

Nếu nhân viên không hoàn thành mục tiêu?  Nếu họ không đạt được các mục tiêu đề ra, hãy tìm hiểu lý do tại sao và đánh giá xem các mục tiêu đó có quá xa tầm với hay không,hoặc nếu nhân viên cần đào tạo thêm. Trường hợp khác, người quản lý có thể cần phải phân công lại công việc nếu nhân viên không phù hợp với vị trí hiện tại.

Những lưu ý khi đưa ra giải pháp:

  • Hãy xem xét lại các mục tiêu: Nếu nhân viên không thể hoàn thành công việc, đó có thể không phải là thất bại của họ mà có khi lại là thất bại của người lãnh đạo trong việc đề ra mục tiêu phù hợp. Nếu quá nhiều nhân viên đều đang chật vật trong việc hoàn thành mục tiêu, đã đến lúc phải nhìn lại để xem liệu các mục tiêu có nên được điều chỉnh hay không.
  • Đào tạo trước khi bác bỏ:  Rất nhiều nhà tuyển dụng có cái nhìn hoài nghi về năng lực của nhân viên mỗi khi họ thất bại, nhưng hầu hết nhân viên đều đang cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu hiệu suất. Trước khi bác bỏ mọi nỗ lực của họ, hãy thử đào tạo thêm về kỹ năng cũng như các kiến thức chuyên môn.

Tạm kết

Chìa khóa để quản trị hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên là tạo ra sự nỗ lực đến từ cả hai phía; nghĩa là khi nhân viên đang hết mình để tạo ra giá trị khổng lồ cho công ty thì công ty cũng phải mang lại lợi ích cho người lao động. Điều này xây dựng mối quan hệ vững chắc và nền tảng niềm tin giữa công ty và đội ngũ nhân viên của họ, từ đó giúp quá trình làm việc trở nên hiệu quả hơn.