Quản trị mục tiêu hiện đại với OKR

Dịch bệnh Covid-19 như một điểm nhấn khiến các doanh nghiệp phải đau đầu suy nghĩ lại, làm sao để đương đầu với “tình hình bình thường mới- VUCA”. VUCA là tên viết tắt của: V- Volatility (tính mong manh), U- Uncertainty (tính không chắc chắn), C- Complexity (tính phức tạp), A- Ambiguity (tính mập mờ). Vậy để đương đầu với thế giới VUCA, doanh nghiệp chuẩn bị cho Business Agility – sự linh hoạt trong kinh doanh để duy trì lợi thế cạnh tranh của mình. Nhắc đến Agile – mô hình phát triển phần mềm linh hoạt, diễn giả đề cập tới nhiều phương pháp liên quan như: OKR, Lean StartUp, Lean UI, Scrum,… Tuy nhiên công ty của diễn giả đặc biệt chọn phương pháp OKR để thực hành và tư vấn đào tạo. 

Vậy OKR là gì và tại sao nó lại chiếm được lòng tin của nhiều doanh nghiệp, công dụng và tất cả những điều xung quanh OKR sẽ được diễn giả Phạm Anh Đới – CEO & Agile Coach của Học viện Agile chia sẻ rõ hơn trong buổi hội thảo trực tuyến trong chuỗi Corobianr do học viện Sage tổ chức. 

Tải Ebook Quản trị mục tiêu hiện đại với OKR – diễn giả Phạm Anh Đới tại đây.

1. Câu chuyện hôm nay – lợi ích của OKR đối với các doanh nghiệp

Tại sao các doanh nghiệp lựa chọn OKR: 

  • Nhân viên không biết mục tiêu chung: Khi đó, mỗi người sẽ làm việc theo cách hiểu của họ, tuy vẫn hoàn thành công việc nhưng không thể đóng góp vào mục tiêu chung, đặc biệt với các công việc khó đoán đích xem đây là đúng hay sai. Bản thân họ còn chưa hiểu mục tiêu chung là gì thì làm sao năng suất công việc đạt hiệu quả cao được.
  • Nhân viên bị đóng khung, không sáng tạo: Nền kinh tế của thời đại mới luôn yêu cầu nhân viên có sự đổi mới sáng tạo trong cả cách làm việc và lối suy nghĩ. Nếu nhân viên không sáng tạo thì mọi ý tưởng sẽ dồn hết lên vai người lãnh đạo. Doanh nghiệp vừa không tận dụng được hết khả năng của nhân viên, vừa không đảm bảo sự cam kết với những đổi mới mà người lãnh đạo đưa ra. 
  • Mục tiêu chung không đạt tuy dù mỗi cá nhân/ phòng ban đều đạt mục tiêu: Mỗi cá nhân đạt mục tiêu nhưng con số cuối cùng đưa về lại không đạt. 
  • Tập trung hết thời gian vào công việc thường ngày, những điều to lớn ít khi được thực hiện đến cuối cùng: Khi nhân viên không tập trung vào chiến lược đổi mới sáng tạo, nâng cao năng lực, thì quá khó cho doanh nghiệp để bứt phá, duy trì lợi thế cạnh tranh, đặc biệt trong giai đoạn covid 19 khó khăn như vừa rồi.
  • Vì chưa có phương pháp quản trị nào phù hợp: OKR đối với các doanh nghiệp không phải là cái hoàn hảo nhất nhưng lại là thứ tốt nhất trong các sự lựa chọn. 

2. Bức tranh rõ nét về OKR

Theo John Doerr- nhà sáng lập OKR cho Intel, OKR có công thức bao gồm 2 phần: Objective Key Result. 

Trong buổi hội thảo, để học viên có cái nhìn chi tiết hơn về OKR, diễn giả ra đưa ra khá nhiều ví dụ cụ thể đối với từng mục tiêu của các doanh nghiệp khác nhau:

  • Một ví điện tử muốn chiếm lĩnh top 4 thị trường bao gồm các KR: có thêm 250000 người dùng thanh toán, tăng 300 MTU, 30% user có cross user case.
  • Một công ty nhỏ 5 năm muốn trở thành một công ty vừa để phát triển mạnh mẽ và bền vững bao gồm các KR: 40 tỉ đồng doanh thu, lượng nhân viên vượt 100, có chi nhánh tại Tokyo Silicon Valley. 

Các CEO hầu như không để ý rằng OKR được chia làm hai loại: cam kếthành động

  • Cam kết: Lập kế hoạch cẩn thận để hoàn thành 100%; Bắt buộc phải đạt được; Phải chạy đưa dù cho có gặp bất kỳ vấn đề gì.
  • Mở rộng: Vượt khả năng của nhóm; Độ ưu tiên dựa vào dành thời gian còn lại (ngoài công việc hằng ngày và cam kết); Không thể mong đợi có đầy đủ nguồn lực để làm ngay từ đầu. 

Chúng ta không thể chỉ tập trung vào 1 trong 2 loại OKR mà phải cân bằng cả hai cái, bằng cách đặt ra cả hai OKR cam kết và mở rộng.

OKR không đơn thuần chỉ là cách đặt mục tiêu hiệu quả như trên, mà còn là một phương pháp quản trị theo mục tiêu. Phương pháp là những việc làm tuần tự theo bước, giữ vai trò ai làm gì, như thế nào. Ngoài ra, OKR giữ ở mức văn hóa tư duy, kỷ luật liên tục hướng đến mục tiêu quan trọng.  Để đạt được ở mức 3 về hiệu quả kinh doanh, không chỉ đơn thuần là quản trị mục tiêu của doanh nghiệp, mà mọi suy nghĩ của chúng ta đều phải hướng đến một mục đích to lớn. 

3. OKR như phương pháp quản trị, văn hóa doanh nghiệp

Phương pháp quản trị thường đi theo một luồng cơ bản từ lên ý tưởng mục tiêu công ty → truyền thông mục tiêu công ty → truyền thông mục tiêu bộ phận → rà soát mục tiêu giữa kỳ → chấm điểm mục tiêu và cải tiến. 

Phương pháp quản trị mục tiêu được làm rõ hơn nhờ case study cụ thể về cách làm của Google:

quan-tri-muc-tieu-hien-dai-voi-okr

Ở hoạt động Brainstorming, tất cả cùng nghĩ và thảo luận để đưa ra được một chiến lược cụ thể, mục tiêu, tầm nhìn xa cho công ty. Brainstorming diễn ra theo nhiều cách nhau, không chỉ là cách giao tiếp với các thành viên trong công ty mà còn để khai thác sự sáng tạo của họ. Tuy nhiên sự đột phá trong Brainstorming vẫn nên dựa vào tình hình cung của công ty, không nên đi xa vời thực tế.

Khi đã có mục tiêu cần để triển khai và thực thi, doanh nghiệp không thể bỏ qua bước Check-in. Hoạt động check in OKR có thể lồng ghép vào hoạt động giao ban. 

4 nội dung trong tiến trình Check-in bao gồm:

  • Tiến trình OKRs: Điều gì đã thay đổi trong các kết quả then chốt từ lần cuối Check in.
  • Mức độ tự tin: Chúng ta đã tự tin đạt được kết quả then chốt như thế nào?
  • Trở ngại: Điều gì đã khiến cả nhóm đi chậm lại. Khi tìm được trở ngại, cả nhóm mới có thể tìm ra giải pháp, con đường vòng để không bị trở ngại cản đường. 
  • Phán đoán: Mình phải làm gì tiếp theo? 

OKR trong toàn hệ thống được triển khai theo từng cấp bậc khác nhau. Cụ thể hơn, với học việc Agile, OKR được triển khai từ công ty→ phòng ban → nhóm → cá nhân. Khi tỷ lệ phản hồi từ dưới lên trên càng nhiều, doanh nghiệp càng chứng tỏ được sự sáng tạo và tâm huyết của nhân viên. 

OKR được chia làm 3 vai trò chính:

  • OKR Master: là người chịu trách nhiệm lớn nhất về tổng OKR, ra quyết định phân bổ cho từng KR, thường là CEO, trưởng phòng ban hoặc team lead. 
  • OKR Facilitator: là người điều phối quá trình thực hiện OKR, chịu trách nghiệm về quy trình OKR và hiệu quả của quy trình đối với tổ chức. 
  • KR Owner: là người chịu trách nghiệm điều phối các hoạt động để đạt được KR. 

Theo khoa học về lập mục tiêu, mỗi người làm một điều có ý nghĩa sẽ thúc đẩy sự nỗ lực của đội ngũ. 

Mục tiêu đưa ra phải nằm trong tầm với, hay gọi khác là “mục tiêu khó vừa đủ”. Bởi điều đó sẽ khiến nhân viên cảm thấy thách thức, muốn đạt được bởi có cảm giác rằng mình sẽ đạt được, từ đó sẽ kích thích sự sáng tạo và nỗ lực.

 Bên cạnh đó, Authentic goal (sự giao thoa giữa cá nhân và tổ chức) là những mục tiêu thúc đẩy sự gắn kết, tham gia thật sự từ các cấp. 

Mục tiêu được công khai, trách nhiệm rõ ràng sẽ gia tăng sự gắn kết của cá nhân với hoạt động tổ chức. 

Đằng sau những phương pháp về OKR thì còn có 4 Super Power đáng chú ý: tập trung và cam kết, đồng bộ và kết nối các hoạt động cộng tác, theo dõi để đảm bảo trách nhiệm giải trình, mở rộng để tạo kết quả không ngờ đến. 

Tạm kết

Cuối cùng, diễn giả nhấn mạnh câu nói của J.Doerr “Ideas are easy, execution is everything”. Đặt OKR tuy nhiên vẫn dễ, thực thi mới là tất cả bởi OKR chỉ là một phần của câu chuyện.

Cũng như bà Mary Poppendieck đã từng phát biểu “Đừng chỉ tập trung vào đặt mục tiêu, hãy mở rộng năng lực”. Khi năng lực của bạn là 10, đừng đặt mục tiêu là 7. Đồng nghĩa với việc, khi năng lực là 10, đừng bao giờ đặt mục tiêu và 100. 

Tải Ebook Quản trị mục tiêu hiện đại với OKR – diễn giả Phạm Anh Đới tại đây.